LE MOT DU PRESIDENT

Posté par: Admin BeeAtWork Dans: Bee Pro Sur: jeudi, juillet 13, 2017 Commentaire: 0 Frapper: 99

Bee At Work  et la sauvegarde de données

Échange de mails, organisation des informations en fichiers et dossiers numériques, accumulation de photos et de vidéos de spectacles, création de bases de données aussi variées que précieuses… Plus simples à partager et à stocker, les données numériques sont des outils indispensables dont nous n’imaginons pas devoir faire l’impasse… Mais comme dans toutes choses, le risque zéro n’existe pas. Administrateurs de structures du spectacle vivant, vos données sont-elles bien sauvegardées ? Comment réduire le risque d’une perte éventuelle ? Comment limiter les « points de fragilité » dans votre organisation ? BEE AT WORK fait le point et vous apporte des réponses selon chaque type de données.

Pourquoi sauvegarder ses données ?

Disque dur HS, clé USB perdue… Le risque de voir ses données disparaître ad vitam aeternam est toujours possible. Ainsi, si vous conservez vos documents importants uniquement sur le disque dur de votre ordinateur, votre organisation a un point de fragilité : en effet, votre ordinateur peut tomber en panne. S’il s’agit d’un portable, il peut être volé…

Passer au crible ces points de fragilité pour mieux les réduire est donc essentiel pour votre organisation. Imaginez une compagnie de théâtre sans ses listes de diffusion ou, pire, sans l’historique de ses contrats de cession et facture ? Imaginez la communication d’un festival du spectacle diminuée de ses bases public ou encore de son fichier presse ?

Si elles paraissent comme évidentes, simples et rapides à effectuer, les méthodes de sauvegarde que représentent le transfert de données entre deux ordinateurs (ou disques durs) ou sur une clé USB restent des solutions à court terme. Aujourd’hui, les meilleures solutions sont celles qui sont « automatiques ». En effet, il est plus simple et plus sûr de stocker ses informations sur des outils en ligne tels que Google Drive ou DropBox, ces outils ayant le grand avantage de se synchroniser tout seuls, de disposer d’une grande capacité de stockage et d’être partagés ! Plus contraignante, la sauvegarde manuelle implique de ne pas oublier de le faire, ni de perdre son matériel de quelque manière que ce soit (vol, incendie…).

Quelles solutions de sauvegardes s’offrent à vous ? Faisons le point par type de données à conserver.

Sauvegarder vos fichiers

On entend par « fichier » tous les documents (Word, Excel, PDF, etc.) indispensables au bon fonctionnement de votre structure (factures, contrats de cessions, plannings, liste d’artistes, fiche de renseignements, feuilles de paie…). Essentielles donc, ces informations ne doivent pas être stockées uniquement dans un dossier sur votre ordinateur, le risque d’un incident est trop grand : beaucoup ont connu un crash de disque dur, par exemple.

Certes une double sauvegarde sur un autre disque dur externe ou un stockage en réseau (NAS : Network Access Storage) est un premier pas. Mais il ne constitue pas un moyen infaillible notamment si ce NAS demeure dans les locaux de votre structure puisqu’un vol ou une catastrophe (incendie, dégât des eaux…) réduirait à néant votre volonté de protéger vos données.

Stocker ces documents dans un dossier partagé sur un serveur peut sembler plus sécurisé, notamment si ce dernier est équipé d’un système RAID, c’est-à-dire d’un ensemble de techniques permettant de répartir les données sur plusieurs disques durs. Ceci est vrai seulement si le système est doté d’un dispositif régulier de sauvegarde du serveur. 

Ceci dit, et notamment pour les petites structures, il parait plus simple de stocker vos informations sur des plateformes du type Google Drive ou DropBox. Ces plateformes permettront non seulement de sauvegarder vos données avec une synchronisation automatique en ligne mais aussi d’y accéder où que vous soyez (plutôt pratique lors des tournées notamment) et de les partager avec vos collaborateurs et partenaires.

Sauvegarder vos mails, contacts et agendas

Travailler sans ses mails ? Inconcevable ! D’autant plus que, qui dit mails, dit généralement contacts mais aussi agenda fixant les rendez-vous avec ces contacts. Ne plus avoir la main sur tout cela représenterait une perte considérable… et si, en plus, cela arrive en plein festival… une véritable catastrophe !

Pour éviter l’irrémédiable, mieux vaut ne pas avoir ses mails uniquement sur son ordinateur (comme toutes données d’ailleurs !). Administrateurs de structures, que pouvez-vous faire ?

En premier lieu, vous assurer que vos mails soient gérés par un serveur IMAP et non pas un serveur POP. La différence ? Là où le serveur POP déplace le mail sur votre ordinateur (ou mobile) et donc l’efface du serveur, le serveur IMAP affiche votre mail sur votre ordinateur tout en le conservant sur le serveur. Vous l’avez compris, l’avantage est indéniable puisque même si un dommage survient sur votre disque dur, vous pourrez toujours retrouver vos mails mais aussi vos contacts et votre agenda. Et ce, où que vous soyez !

Toutefois, le serveur IMAP est limité en termes d’organisation de vos contacts. Par ailleurs, il vous est impossible de partager vos contacts automatiquement avec des collaborateurs. 

Sauvegarder vos photos, fichiers sons et vidéos

Evidemment, dans le secteur du spectacle, on manipule beaucoup d’images et de vidéos : photos haute définition d’artistes, captations de spectacles, interviews vidéos, extraits de répétitions… Indispensables pour la communication mais aussi pour la recherche de partenaires financiers, etc.

Leur sauvegarde est donc essentielle. Mais pas seulement. Ces informations sont aussi destinées à être consultées et partagées auprès de personnes extérieures à la structure : public, mécènes… Vos images et captations sont faites pour être vues, revues, pour communiquer sur votre structure. Or, ce sont des fichiers volumineux qui ne peuvent subir le même sort que vos documents Word ou Excel
À media spécifiques, solutions spécifiques. Des plateformes spécialisées dans le traitement de ces données, en fonction du medium, font florès : non seulement vous y trouverez votre solution de sauvegarde mais aussi une solution de partage offrant une meilleure visibilité de vos contenus.

Pour vos fichiers son, préférez les solutions du type SoundCloud ou Deezer, bien que ces deux plateformes n’offrent pas les mêmes services. En effet, si Deezer permet l’écoute et le partage via e-mails et réseaux sociaux, de toutes les musiques présentes sur la plateforme, il ne permet la diffusion qu’aux artistes labellisés ou non signés si ces derniers s’associent aux partenaires de distribution numérique qui octroient alors licences, distribution et administration de votre musique.

Plus accessible, mais aussi moins spécialiste, Sound Cloud permet l’écoute, le partage et la diffusion. Ultra simple d’utilisation, la plateforme exige seulement l’inscription. Ensuite, il suffit de télécharger sa musique ou d’enregistrer directement sa voix puis de déterminer les paramètres de diffusion (publique, privée, téléchargeable ou non…) Le son est directement stocké sur le cloud et chacun a droit à 2h de stockage. Ce volume peut être augmenté en souscrivant aux offres payantes.

Pour vos vidéos, pensez YouTube et notamment la possibilité de créer une chaine privée. En effet, lorsque vous téléchargez une vidéo sur You Tube, trois choix s’offrent à vous : elle peut être publique, auquel cas toute la planète peut potentiellement la voir ; privée, c’est-à-dire uniquement visible par un public que vous déterminerez en ajoutant des adresses e-mails et des noms de cercles Google+ ou enfin, non répertoriée. Dans ce dernier cas de figure, votre vidéo ne sera pas référencée sur Internet mais accessible via un simple lien.

Pour sauvegarder vos vidéos, une autre solution est possible avec Vimeo, un site web communautaire. Vimeo est avant tout une communauté de vidéastes avant d’être un hébergeur de vidéos. Simple d’utilisation, ce site dispose aussi d’une application téléchargeable sur votre smartphone, vous permettant ainsi de partager directement des séquences prises avec votre mobile. Il existe plusieurs formules (gratuit, plus et pro). Solution idéale pour les structures, car simple et efficace, Vimeo pro est la solution d’hébergement professionnel de haute qualité la moins onéreuse et sans publicités. Avec cette formule, aucune limite de données ou de fichiers téléchargés par jour, seule les lectures sont limitées à 250 000, mais il est possible d’acheter des packs de lectures supplémentaires.

Concernant les photos, il existe différents services de stockage en ligne dont Flickr, Joomeo et Photobucket. Connu, Flickr reste la référence : 1 To de stockage pour la version gratuite, des photos partagées en HD et dans différentes tailles, partage facilité avec géolocalisation, association de tags, intégration simultanée sur Facebook, Twitter ou Tumblr…

Plateforme de stockage, Joomeo permet de mettre à disposition des photos pour sélection, téléchargement mais aussi de créer un portfolio consultable par mot de passe pour « trier » les photos (les acteurs, les coulisses, le spectacle…) ou de mettre à disposition ces photos pour d’éventuelles retouches.

Enfin, Photobucket permet de créer des albums thématiques. Très fiable, cette plateforme limite, dans sa version gratuite, l’espace de stockage à 1 Go et la taille des images à 1 Go. A noter également que le téléchargement groupé est limité à 30 images. Il est possible de partager les galeries créées et de télécharger l’application sur mobile.

Sauvegarder vos bases de données métiers

De quoi parle-t-on ici ? Les bases de données métiers spécifiques sont, par exemple, celles que vous constituez avec vos contacts, les informations administratives des artistes ou encore la liste des engagements de vos artistes, etc.

Pour optimiser leur stockage et leur sauvegarde, deux cas de figure se présentent à vous :

  1. Vous avez une base spécifique (type Access ou FileMaker) que vous utilisez pour gérer votre activité. Si votre base est stockée uniquement sur un serveur, sa sauvegarde n’est pas sécurisée. En effet, comme pour toutes les données citées précédemment, si votre serveur « plante » ou est volé, vous perdez tout… Toutefois, vous pouvez apporter une sécurisation supplémentaire, bien qu’étant à court terme en mettant en place une sauvegarde régulière du dossier dans lequel est la base vers un serveur distant (via FTP ou idéalement via une solution de sauvegarde automatique, comme NeoBe Backup cité plus haut).
  2. Vous recourez à un logiciel métier tel qu’Orfeo. Dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées dans le cloud. Vous n’avez plus le souci de la sauvegarde et surtout, vous êtes assurés de retrouver vos fichiers quoiqu’il arrive. D’une manière générale, vérifiez que la solution que vous avez choisie est sûre et qu’elle protège vos données.

Pas de doute, le sujet est crucial : perdre ses données peut-être fatal ou du moins, très handicapant. C’est pourquoi il est essentiel de prendre le temps de faire un audit de son installation et d’y apporter, si nécessaire, des modifications pour la rendre plus sécurisée. Réduire les points de fragilité de votre organisation, c’est gagner en productivité et en sérénité.

 

Toutes ses solutions sont très intéressantes mais par forcément soumises à la loi française sur la protection des données.

Nous avons créé BEE SAVE : 100% Française

Votre sauvegarde de données, simple, efficace que vous pouvez partager avec vos collaborateurs et partenaires. 

 

BEE SAVE en un seul clic vous permet de partager de façon sécurisée vos fichiers sans limitation de taille, avec les interlocuteurs de votre choix.

Vos documents sont stockés et sauvegardés de manière sécurisé sur nos serveurs.

Vous seuls pouvez les consulter, les modifier, les partager.

BEE SAVE vous permet de synchroniser vos fichiers entre votre Smarphone, votre tablette avec votre environnement de travail.

BEE SAVE, vous permet aussi de sauvegarder vos fichiers à conserver, professionnels ou personnels mais aussi de pouvoir les récupérer comme bon vous semble.

 

Isabelle ONEN - PDG de BEE At WORK

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